Организация работы
сотрудников филиала
Большую часть наших заказов составляет доставка. Организация и контроль за бесперебойной работой курьеров обязанность Менеджера.
График работы курьеров
Выбор смены
Курьер самостоятельно может выбрать удобные смены для работы
     Планы по количеству заказов рассчитываются и корректируются каждый понедельник на следующую неделю.
     Планы могут увеличиваться и тогда добавятся новые смены для курьеров, при этом текущие смены, занятые курьером, не корректируются.
Плановое количество заказов рассчитывается Системой учета по заложенной формуле.
Формула (на каждый час) =
(сумма заказов, принятых в предыдущие три недели в этот час / 3) + (сумма не принятых заказов (упущенных), в предыдущие три недели в этот час / 3)

Принципы, заложенные в формировании смен:
  • Смена не менее 4 часов (1)
  • Количество заказов, которое может отвезти курьер в час. Количество заказов в час на курьера варьируется от 1 до 3, в зависимости от района доставки, типа сотрудника (пеший, авто, вело) и от загруженности на дорогах (пробки).
  • Если курьеры займут все смены по графику, то мы сможем отвезти весь плановый объем заказов (2)
В каждом часе – могут быть превышение планов, но не может быть нехватки! (3)
Менеджер смены должен
В понедельник сформировать график и проверить:
  • планы по заказам (возможно планируется рост или спад заказов в зависимости от города/района, акции, праздники) (1)
  • количество курьеров (можно уточнить справляется ли такое количество курьеров с объемом заказов)
  • объединить короткие смены (2) или разрезать длинные смены (3)
Опубликовать смену для курьеров
Оповестить курьеров, что можно заполнять графики:
  • Группа в WhatsApp
  • Установить внутреннее правило заполнения со вторника
  • Отправить уведомление через приложение
В среду вечером проверить наполненность графиков
  • Выделить графики и дни, где есть провалы
  • Прозвонить всех текущих курьеров
  • При выдаче зарплаты требовать постановку в график
На основании провальный смен выставить заявку на подбор в отдел кадров
Редактирование смен курьеров
Редактирование графиков
Вносить изменения в график будущих смен можно только через раздел «Работа «Работа сотрудников>> Планирование смен курьеров»
объединить смены
перетащить начало смены вправо/влево
поменять курьеров местами, если уже проставили смены
смена НЕ будет отражаться у курьеров
возобновить отображение смены
изменить данные курьера

Удаление смен курьера

Удалить будущие смены
может только менеджер смены или директор.
Раздел «Работа сотрудников>> Планирование смен курьеров».
Удалить смену текущего дня
может только менеджер смены или директор
Раздел «Работа сотрудников>> График работы».

1.Нажать на смену текущего дня
2.В окне редактирования нажать «Удалить смену»

Контроль заполнения

графиков

В разделе «Работа сотрудников>> График работы» можно посмотреть % наполненности графика по дням
Красная ячейка – в каком-то часу остро не хватает курьеров!
Максимальное отрицательное отклонение по заказам в один час более 30%
Белая ячейка– курьеров достаточно, чтобы обеспечить планируемый объем заказов
Кто и когда поставил курьера в график
Зеленый значок телефона – курьер проставил смену через приложение на прошлой неделе (еще до прошлой субботы)
Серый значок телефона – курьер проставил смену через приложение уже на текущей неделе
Значок отсутствует - смену курьеру проставил кто-то из руководителей филиала

После постановки курьера в график, смены появляются автоматически в двух разделах:


  • Раздел «Работа сотрудников>> Планирование смен курьеров»
  • Раздел «Работа сотрудников>> График работы»
Действия менеджера
по работе с курьерами на смене
     Проверить график курьеров на сегодня, если кто-то опаздывает позвонить и уточнить время прихода. После этого поставить курьера в очередь с уточнением времени прихода. Для этого нужно снять галочку текущее время и указать нужное.

     Очередь строится в зависимости от времени прихода на подразделение.

     Важно чтобы очередь курьеров всегда была максимально актуальная!!!

      Проследить наличие достаточного количества исправно работающих терминалов. Все терминалы, находящиеся на филиале должны быть подключены к зарядному устройству.
      При отправлении на заказ заряд терминала должен быть не менее 80% (или не менее 3х делений); в наличии лента (не менее 1/2 рулона)
Всегда фиксируйте какой терминал, какому курьеру отдаётся. Это позволит быстро продиктовать номер терминала сотруднику банка в том случае, если будут сложности с проведением платежей или терминал будет утерян.
Необходимо следить за наличием достаточного количества наличных денег. В течении смены может понадобиться выдать размен курьеру, отправляющемуся на заказ. Сумма сдачи прописана в маршрутном листе.
Все термосумки располагаются на специально отведенном стеллаже. Они должны быть чистые, без видимых повреждений и в достаточном количестве. Для доставки блюд из каждого цеха предусмотрена своя сумка. Необходимо контролировать выбор сумок курьерами для заказов, чтобы не допустить порчи готовых блюд.
После завершения смены курьера необходимо рассчитать его:
  • Сделать Сверку итогов по безналичному расчету через терминал,
  • Подписать ФИО курьера на сверке,
  • Сверить сумму, указанную на распечатанной сверке с суммой, отражающейся в СУ.
Для этого необходимо зайти в Учет выручки – Отчет по водителям
   Принимая наличность у курьера нужно проверить, чтобы сумма наличных денег совпадала с суммой в Отчете по водителю.
   Если сумма не совпадает проверьте не сдавал ли курьер деньги раньше. Во избежание ограбления/потери денег курьер обязан сдавать наличность, если ее сумма превышает 3 000 рублей.
  Так же курьер должен сдать размен, выданный ему во время смены.

Итоговая сумма наличности курьера = Наличные от заказ + Размен – Сдавал ранее

Для того, чтобы лучше понимать работу курьеров, можно
ознакомиться с вводным курсом для новых сотрудников

   Для составления графика всех остальных категорий сотрудников заходим в раздел “Работа сотрудников” - “График работы” Выбираем подразделение - Направление работы - Период. Нажимаем кнопку “Сформировать”

   Направление работы:

Кухня - график поваров

Мойка/ Упаковка - график уборщиц/упаковщиц

Ресторан - кассиры

Администрация - график директора/зама/ менеджера смены

Доставка - график курьеров

    Для занесения ФИО сотрудников и их производительности нажимаем на зеленую стрелку.

    Для внесения ФИО нажимаем отдельно раздел японии/ пицца. Производительность вносим индивидуально каждому повару (руб/шт). ФИО сотрудника набираете так, как писали при оформлении. Для внесения производительности нажмите на карандаш. Для сохранения нажимаем зеленую галку.

    Важно не завышать производительность для заготовщиков и поваров раздачи

     Нажимая на “+” можно сотруднику выставить график на весь выбранный период. Повар на посту охраны сможет отметиться за 15 минут до смены.

     Если смена у сотрудника выделена серым - закрыт доступ по тесту/анализам/ разрешению на работу. Если смена у сотрудника выделена красным - статус у сотрудника “не работает”

     Так же отрегулировать количество часов сотруднику можно с помощью ползунка, перетянув его на нужные часы.

Выдача заработной платы

   Заработная плата курьерам приходит на карту один раз в неделю (четверг/пятница) за прошлую неделю.

   Посмотреть сумму заработка за смену сотрудник может либо в "Отчете по водителям" либо в приложении "Курьер СУ". Информацию за определённый период можно посмотреть только в приложении.

     Остальным сотрудникам филиала приходит заработная плата два раза в месяц - аванс и полный расчет за прошлый месяц за вычетом аванса. Чтобы посмотреть количество отработанного времени и сумму заработной платы любого сотрудника необходимо в Системе учета выбрать раздел Работа сотрудников - Календарь рабочих смен. Указываем параметры необходимы для ввода - период отработанных часов, категорию сотрудников, подразделение. 

     У стажеров отражается только их почасовая работа, у всех остальных поваров отработанные часы + премия за заказ (своевременность отдачи)