Проведение собраний
на филиале
ежедневная планерка, постановка целей на смену, анализ текущей ситуации, контроль микроклимата филиала

  Проводите ли вы пятиминутки перед началом смены?

   Если да, то как они обычно проходят? Почему возникает такой вопрос. Чаще всего можно увидеть два вида пятиминуток, и оба они мне не очень правильные.

   Первый: менеджер сухо прочитал стоп-лист с бумажки, отчитал опоздавших, и пинком отправил работать.

   Второй: 30 минут неконструктивной болтовни ни о чем с менеджером и сотрудниками.

  А, на самом деле, это же такой классный инструмент чтобы зарядить команду перед началом смены, взбодрить, поговорить о важном.

Основные виды собраний
Это возможные точки контакта с сотрудниками в ресторане
собрание смены (пятиминутка)
  • проводиться ежедневно в начале смены;
  • проводит Менеджер смены;
  • присутствует весь линейный персонал - официанты, кассиры, повара, уборщицы, курьеры.
  • длительность - утро - не более 15 минут/вечер - не более 8 минут
собрание менеджеров
  • проводится раз в неделю;
  • повестка формируется не позднее чем за день до собрания;
  • длительность — не более 3 часов;
  • присутствуют все менеджеры;
  • создается список задач для каскадирования.
общее собрание смены
  • проводится раз в месяц;
  • участвуют все сотрудники ресторана;
  • не дольше 2 часов;
  • явка обязательна;
  • анонс даты собрания делают не позднее чем за неделю до встречи.
Т-А-Т / личная встреча
  • управляющего с сотрудником;
  • формат — «чашка кофе»;
  • не дольше 20 минут;
  • цель — установить более тесный контакт, выяснить, чем живет сотрудник.

      Это далеко не полный перечень возможных точек контакта с командой. Тем не менее, даже такой небольшой список запланированных и своевременно проводимых мероприятий позволит вам и команде быть в курсе всего, что происходит в ресторане, держать руку на пульсе, узнать много нового о том, чем и как живут ваши сотрудники, а также поднять командный дух.

Цели проведения собраний:
Пятиминутка на работе - это крайне полезная вещь в заведении ресторанного бизнеса. Нужно понимать ее особенности, чтобы знать, как провести собрание работников с пользой для всех, чтобы каждый почувствовал себя частью компании.
1
Собрать людей вместе
2
Дать информацию
3
Получить информацию
4
Принять решение
5
Воодушевить на его выполнение
Темы для обсуждения на собраниях смены (пятиминутки)
Озвучиваем цель по выручке на текущий день
Цель должна быть реалистичной, но при этом амбициозной. Дайте сотрудникам пару советов, как можно достичь этой цели
Проходящие акции
Кассиры должны знать о существующих акциях и действующих промокодах. Напомните о способах работы с ними и следить за наличием необходимых товаров (морс, чай).
Подведение итогов за прошедшую смену
Это важно! Сотрудники должны почувствовать свою причастность к финансовым результатам! Хвалим всю смену, если цель выполнена.
Ввод новых блюд
Менеджеру необходимо своевременно ознакомить и отработать с наставниками и поварами блюда из нового меню.
Озвучиваем стоп-листы
Это обязательно! Как на начало смены, так и в течение всего дня. Вовремя оповещать всех поваров и ставить позиции на стоп.
Ошибки, допущенные в работе
Для того, чтоб не допускать ошибок вновь, необходимо осветить проблемы и сложности, возникшие во время предыдущей смены. Без указания личностей. Обсудить рекомендации по их решению
Мотивация сотрудников
Не забываем о приятных моментах. Поздравляем сотрудников с днем рождения, личными достижениями. Отмечаем лучшего сотрудника смены/недели/месяца.
Текущие вопросы

Распределяем ребят по позициям на кухне. Даем личные задания на день. Знакомим с новыми сотрудниками

Проверка стандартов внешнего вида
Отметили у каждого сотрудника согласно его должности наличие формы. Внешний вид (прическа, бейдж, руки и конечно улыбка).
Обмен информацией и мнениями
Пусть каждый сотрудник поделится чем-то добрым. Может, он недавно ходил на крутую выставку, или, на крайний случай, просто выспался.
Примерный Тайминг собрания:
1 минута
1 минута
приветствие
2-5 минута
2-5 минута
Inform
Информируй.
В этом блоке вы рассказываете о новостях, нововведениях, представляете новых сотрудников, рассказываете о старт-листе (что нужно продавать в первую очередь сегодня), стоп-листе (чего временно нет в меню), ставите план и задачи на смену.
6-11 минута
6-11 минута
Instruct
Тренируй. 
Самый важный блок собрания - это мини-тренинги каждый день по блюдам, напиткам и сервису. Вы выбираете каждый день что-то одно и в форме ролевой игры или опроса сотрудников отрабатываете стандарты сервиса/знание санитарии/раскладки каких-то блюд или любого этапа в обслуживании. Таким образов через ежедневные собрания у сотрудников сохраняются знания, тренируются старые и вырабатываются новые навыки, необходимые в работе.
12-15 минута
12-15 минута
Inspire
Вдохновляй
Этот блок посвящен мотивации. Расскажите мотивирующие истории и успехи других компаний со всего мира, истории успеха ваших коллег, поблагодарите коллектив за их достижения. Также объявите о конкурсах для персонала, которые проходят в вашем ресторане в данный момент.

     Настоятельно рекомендуем проводить собрание для всей смены, поэтому на пятиминутках должны присутствовать и официанты, и бармены, и повара. Это поможет сплотить команду и сделать так, чтобы все ее члены были в курсе того, что происходит в ресторане, а не только сотрудники зала.

     Можно разбить собрание смены на две части: на первой будут присутствовать сотрудники кухни, кассы, уборщицы, а вторую часть провести только для курьеров

Неизменные правила проведения пятиминуток

Начинайте совещание всегда вовремя – показывайте положительный пример. Вообще, это работает для любых мероприятий - учтите, ваши сотрудники берут пример с вас!

Проводите совещание стоя – таким образом пятиминутка не будет перерастать в пару часов горячих споров, зачастую совсем не конструктивных и не по теме.

Не поднимайте вопросы которые решаются в рабочем порядке, без привлечения всех участников совещания (время – деньги)

Соблюдайте правила приличия, явное показное безразличие – не способствует плодотворному общению.

Основные правила
проведения пятиминуток
Время. Дата. Место
Собрания необходимо проводить на ежедневной основе, перед рабочей сменой. При возможности выбрать наиболее тихое и спокойное место.
Продолжительность
Хотя собрание и называется пятиминутка, на практике необходимо планировать не более 15 минут на оповещение всех вопросов.
Участники
По возможности это должны быть все сотрудники ресторана, вышедшие на смену.
Цель собрания. Повестка.
Цель озвучьте на собрание. Повестку вывесите на доске заранее.
Вступление
Начните с хороших новостей. Информативная часть должна быть не утомительная. Обязательно дайте высказаться сотрудникам, но только в рамках и тайминге вашего собрания.
Контроль хода собрания
Назначьте ответственного, который будет контролировать выступающих:
  • соблюдение регламента
  • установленных правил
  • решение озвученных вопросов
Прогнозирование
Подготовьте ответы к возможным вопросам от сотрудников. Установите правило не просто озвучивать открытый вопрос, а вопрос с эффективными способами решения от задающего сотрудника. 
Подведение итогов
Сделайте акцент на результатах собрания. Поощрение сотрудников. Отметьте работу лучших. Напомните о единстве. Поблагодарите. Завершение – призыв к действию.
Поощрение сотрудников.
Отметьте работу лучших, но никогда не критикуйте сотрудников при всех. Вы можете отметить недоработки и пригласить на личную встречу.
Напомните о единстве.
 Поблагодарите за сотрудничество. Завершением собрания может быть призыв к действию.

     Введите собственные традиции для пятиминуток - поставьте на общий стол вкусное печенье или шоколадку, кофе или чай для всех, анекдоты или планы на выходные.

     Не игнорируйте эту прекрасную возможность для сплочения команды. Сделайте эти 5 минут не рутиной, а приятным началом рабочего дня :)

Собрание смены должно

проводиться каждый день

     Рекомендую установить время начала ежедневного собрания таким образом, чтобы персонал планировал свою работу перед открытием и успевал все подготовить к началу собрания.

     Научитесь проводить собрания смены интересно. «Зажгите» своих ребят. Это так важно перед началом работы! Начните собрание не только с приветствия, но и с шутки. Например, рассказывать анекдоты — это повышает настроение и заставляет приходить сотрудников на собрание вовремя.

Собрание смены в

вечернее время

     В связи с тем, что в вечерние часы ресторан обычно больше загружен, вы должны тщательно спланировать проведение собраний и учесть такие факторы:

  • ограниченные временные рамки проведения собрания (примерно 8 минут);
  • ограничение по выбору свободного места для собрания (это может быть склад или раздевалка для сотрудников; убедись в том, что весь персонал вечерней смены присутствует).

     Для того чтобы подчиненные за короткое время лучше уяснили информацию, можно подготовить следующее:

  • сделать краткий обзор основных вопросов;
  • вывесить информацию, в которой перечислены основные вопросы собрания, на инфостенде.
Информационный стенд

      Информационный стенд компании — это прекрасное средство привлечения внимания и донесения важной информации до сотрудников.

      С помощью специальных табло руководство сообщает персоналу о произошедших на предприятии изменениях, достижениях, проводимых мероприятиях и других актуальных новостях.

Особенности проведения собраний

   В зависимости о цели собрания могут строиться по-разному. Но любое должно состоять из трех частей: начала, основной части и заключения. Собрания обычно отличаются содержанием и количеством пунктов основной части.

   Каждое собрание после приветствия участников желательно начинать с сообщения хороших новостей и с поздравления тех, кто добился хороших результатов в предыдущий период работы. После этого доводятся (или напоминаются) цель, повестка дня, регламент и время окончания собрания. У участников следует спросить, понятны ли им цели и повестка дня, и пояснить их в случае необходимости.

   Затем очень кратко дать обзор содержания собрания. Его формулируют одной-двумя фразами, например: «Сегодня мы обсудим итого прошедшего чек-листа и то, как мы будем работать в праздничные дни».

   В основной части собрания необходимо разъяснить сотрудникам главные вопросы. При этом активно вовлекать присутствующих в обсуждение. Говоря об ошибках и минусах чек-листа, можно спросить: «Что вы можете сделать для более успешного прохождения чек-листа в ресторане?»

   Сделайте так, чтобы участники говорили бoльшую часть собрания. Ваша задача — задать тему и управлять ходом дискуссии, направляя ее в практическое русло. Поддерживайте интересные и реальные идеи. Подводя итог затронутых тем, задавайте открытые вопросы, чтобы выяснить, как сотрудники поняли то, что обсуждалось (например: «Сергей, расскажи, пожалуйста, что ты сегодня узнал о том, как можно пройти чек-лист без ошибок?»).

   Резюмируйте ключевые моменты: обзор должен быть кратким, без добавления новых идей, с задачами, поставленными вами для данной смены. Убедитесь, что сотрудники поняли эти цели и осознали их важность.

     Будьте готовы к тому, что некоторым работникам может понадобиться обучение в течение смены, чтобы выполнить поставленные перед ними задания.

Можно выделить три основные цели
для сотрудников кухни на смену

Своевременность отдачи

готовых блюд

Качественное приготовление блюд

Готовность кухни к проверке по
"Чек-листу"

Роль ведущего собрания

     Можно все хорошо подготовить, но не суметь провести собрание, ведь для этого надо обладать хорошими коммуникативными данными, навыками вербального и невербального общения.

     К вербальным аспектам относится умение правильно ставить вопросы, активно слушать и давать обратную связь. Нужно использовать как закрытые, так и открытые вопросы, мотивируя собеседника к общению. И, конечно, точно и понятно выражать свои мысли, а также владеть голосом.

     К невербальным навыкам общения относятся использование мимики и жестов, способность налаживать зрительный контакт, а также адекватное понимание невербальных сигналов своих слушателей и соответствующая реакция на них.

     Об успешности проведения собрания можно судить по достигнутым после него результатам, т.е. по тому, насколько точно и своевременно были осуществлены поставленные задачи. Вам необходимо отследить процесс их выполнения, сопровождая сотрудников, своевременно помогая им или обучая.

     Важно помнить, что продуктивность собрания определяется последующими действиями, за реализацию которых несет ответственность в том числе и ведущий собрания, то есть вы!

Рассмотрим возможные ошибки во время проведения пятиминуток

   Помните, пятиминутка - это больше, чем просто собрание. Это рабочий и очень эффективный инструмент менеджера, который помогает в обучении, мотивации, контроле и планировании. Если менеджеры ресторана относятся серьезно и профессионально к