Планирование смены
сотрудников
График работы, производительность, оценка имеющихся ресурсов

   Предприятия общественного питания отличаются от многих других видов деятельности тем, что загрузка заведения не является постоянной и меняется в зависимости от дня недели, времени суток, времени года, праздников и различных мероприятий.

   Как правило, пиковая загрузка заведений наблюдается во время бизнес-ланча, в вечернее время в пятницу и субботу, а также, например, во время проведения футбольных матчей.

   Для того, чтобы эффективно выстроить работу заведения, у Менеджера всегда под рукой должна быть следующая информация:

  1. Распределение потока гостей по дням неделям и по часам за месяц
  2. Планируемая набивка кухни горячего, холодного цеха и доставки
  3. Наличие отложенных заказов

     Наличие этой информации позволит оперативно влиять на количество персонала, задействованного в работе заведения, даст возможность в случае необходимости вызвать "усиление" на кухне и в зале, правильно спланировать закупки.

Задача Менеджера смены составить график выхода на работу для линейных сотрудников филиала
Повара
Суммированный учет рабочего времени
Кассиры
Суммированный учет рабочего времени

Упаковщицы
Суммированный учет рабочего времени
Курьеры
Суммированный учет рабочего времени

     Согласно статье 100 ТК, графиком работы оговаривается продолжительность рабочей недели. Это может быть пятидневка с двумя выходными, шестидневка с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя.

      График определяет:

  • продолжительность рабочего дня (смены);
  • его время начала и окончания;
  • начало и окончание перерывов в работе;
  • число смен в сутки;
  • чередование рабочих и нерабочих дней.

График работы — это распорядок, который должен соблюдаться в каждой организации. Продолжительность рабочей недели и (или) смены устанавливается коллективным и трудовым договорами, правилами внутреннего трудового распорядка

   У поваров и курьеров как правило гибкий график с суммированным учетом рабочего времени, при котором начало, конец и общая продолжительность рабочего дня определяются решением сторон. Само по себе понятие гибкого графика предполагает введение работодателем суммированного учета рабочего времени. У нас для этого применяется биосмарт, с помощью которого сотрудник отмечается о приходе/уходе с работы.

  Для сотрудников в должности уборщица, у которых не считываются отпечатки пальцев изготавливаются Штрих-код карта. Такая карточка, содержит фамилию, имя, отчество сотрудника, должность, фотографию и персональный штрих-код

   Гибкий режим работы выгоден и работникам, и работодателям. Первые получают возможность самостоятельно, хоть и в ограниченных пределах, определять часы работы, а вторые получают экономическую выгоду, ведь продуктивность труда в условиях гибкого графика всегда заметно выше.

Учет рабочего времени
   При каждом входе/выходе с филиала, сотрудник обязан отметиться на посту охраны в СУ и убедиться о фиксации отметки прихода/ухода (на мониторе ПК).
   В течение дня сотрудник может несколько раз отмечаться на вход/выход, при этом все рабочее время будет суммироваться.
   Если рабочий вопрос связан с визитом на другое подразделении (собрание, обучение и т.д.) – то необходимо поставить отметку на посту охраны там, где будет сотрудник, иначе время не будет считаться!
   Если у сотрудника закрылся доступ, то зайти на филиал от может только через депремирование. Тогда его часы будут засчитаны.
Закрытие смены
Информация по закрытию доступа у сотрудника высвечивается при отметке по биосмарту на посту охраны
Санитарная книжка
за 30 дней
Приказы — в зависимости от поставленных сроков в приказе.
Минимум за 3 дня
Обучение — в зависимости от поставленных сроков в приказе.
Минимум за 3 дня
Тесты — в зависимости от поставленных сроков в приказе.
Минимум за 3 дня. (Исключение – тест для курьеров, дается 1 день)
Патент
дата предыдущего платежа минус 5 дней

При составлении графика работы сотрудников кухни мы ориентируемся на следующие показатели:

планируемая набивка
количество приготовленных заказов за аналогичный период
индивидуальная производительность сотрудника
праздники, выходные, мероприятия

погодные условия

ввод новых блюд и акций (ФОТ)
Количество приготовленных заказов за аналогичный период
Для того, чтобы посмотреть производительность кухни за аналогичный период можно воспользоваться "Отчетом по желаемому времени приготовления" (Система учета - Блан загрузки)
Отчет по желаемому времени приготовления
     Для того, чтобы определить максимально актуальное количество заказов в указанный период необходимо взять интервал в четыре недели.
     В отчете можно посмотреть как отдельно работу каждой кухни (Япония, Пицца), так и всё вместе.
     Для более детального анализа можно указать отображение показателей за секцию, а не за час (Интервал времени).
   В таблице отчета необходимо ориентироваться на строку "Фактическая набивка".
   В разделе "Пиццы" здесь будет отражаться количество фактически приготовленных пицц в указанный период. В разделе Японии - сумма готовых заказов.
   Это поможет нам определить пиковые часы с наибольшей загрузкой кухни.

     После определения часов пик на производстве и реального количества возможного приготовления блюд, необходимо ориентироваться на производительность сотрудников кухни. Производительность Горячего цеха измеряется в штуках, Холодного цеха - в сумме.

     Все сотрудники кухни исходя из их производительности делятся на три категории:

  • стажер,
  • основной (горячий цех - 5 шт, холодный цех - 2 000 - 2 200 т.р.),
  • универсал (горячий цех - 5 шт, холодный цех - 3 000 т.р.).

     Каждые шесть месяцев, а так же при переводе сотрудника на более высокую категорию необходимо сделать замер производительности. Это можно сделать силами самого подразделения или с участием сотрудников учебного центра.


     Такая категория сотрудников как упаковщица, а так же те, кто стоит на заготовках или работает только с рисом могут иметь минимальную производительность - 3 шт./пицц, 500 - 700 руб/япония

Производительность
сотрудников
     Посмотреть и внести изменения в производительность сотрудников можно в Системе учета (Работа сотрудников - График работы)
   В графе Направление работы выбираем "Кухня" и "Мойка/Упаковка".
   Период не имеет значения.
   Напротив каждого сотрудника выставлена его индивидуальная производительность.
   В дальнейшем при составлении графика так же необходимо ориентироваться на строки % заполнения кухни и % заполнения курьеров. Здесь показана соответствие планируемого количества сотрудников необходимому.
   Для минимальных потерь кухни эти показатели должны быть не менее 75%

     Для каждого дня работы установлена Плановая выручка по бланку загрузки. Указанная сумма не позволит вывести на смену сотрудников больше, чем рассчитала Система Учета ориентируясь на их производительность.

     Если провалиться в конкретный день после составления графика работы, то можно посмотреть соответствие "Рекомендуемой набивки по графику" на каждый час работы планируемому количеству сотрудников.

     При недостаточном количестве работников значения в графе "Разница" будет выделено красным цветом (отрицательное), при правильном планирование значение - черного или фиолетового цвета.

   Кроме операционных показателей при составлении графика конечно необходимо учитывать личные пожелания сотрудников.

   Среди поваров достаточно много студентов, которые совмещают работу и учёбу, есть молодые мамы или целые семьи. Все это нужно помнить, ведь задача Менеджера не просто достигнуть поставленных целей любой ценой, но и создание благоприятной эмоциональную обстановки, располагающую к совместной работе на достижение результата.