Планирование смены
сотрудников
График работы, производительность, оценка имеющихся ресурсов

   Предприятия общественного питания отличаются от многих других видов деятельности тем, что загрузка заведения не является постоянной и меняется в зависимости от дня недели, времени суток, времени года, праздников и различных мероприятий.

   Как правило, пиковая загрузка заведений наблюдается во время бизнес-ланча, в вечернее время в пятницу и субботу, а также, например, во время проведения футбольных матчей.

   Для того, чтобы эффективно выстроить работу заведения, у Менеджера всегда под рукой должна быть следующая информация:

  1. Распределение потока гостей по дням неделям и по часам за месяц
  2. Планируемая набивка кухни горячего, холодного цеха и доставки
  3. Наличие отложенных заказов

     Наличие этой информации позволит оперативно влиять на количество персонала, задействованного в работе заведения, даст возможность в случае необходимости вызвать "усиление" на кухне и в зале, правильно спланировать закупки.

Задача Менеджера смены составить график выхода на работу для линейных сотрудников филиала
  • Повара
    Суммированный учет рабочего времени
  • Кассиры
    Суммированный учет рабочего времени

  • Упаковщицы
    Суммированный учет рабочего времени
  • Курьеры
    Суммированный учет рабочего времени

     Согласно статье 100 ТК, графиком работы оговаривается продолжительность рабочей недели. Это может быть пятидневка с двумя выходными, шестидневка с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя.

      График определяет:

  • продолжительность рабочего дня (смены);
  • его время начала и окончания;
  • начало и окончание перерывов в работе;
  • число смен в сутки;
  • чередование рабочих и нерабочих дней.

График работы — это распорядок, который должен соблюдаться в каждой организации. Продолжительность рабочей недели и (или) смены устанавливается коллективным и трудовым договорами, правилами внутреннего трудового распорядка

   У поваров и курьеров как правило гибкий график с суммированным учетом рабочего времени, при котором начало, конец и общая продолжительность рабочего дня определяются решением сторон. Само по себе понятие гибкого графика предполагает введение работодателем суммированного учета рабочего времени. У нас для этого применяется биосмарт, с помощью которого сотрудник отмечается о приходе/уходе с работы.

  Для сотрудников в должности уборщица, у которых не считываются отпечатки пальцев изготавливаются Штрих-код карта. Такая карточка, содержит фамилию, имя, отчество сотрудника, должность, фотографию и персональный штрих-код

   Гибкий режим работы выгоден и работникам, и работодателям. Первые получают возможность самостоятельно, хоть и в ограниченных пределах, определять часы работы, а вторые получают экономическую выгоду, ведь продуктивность труда в условиях гибкого графика всегда заметно выше.

Учет рабочего времени
   При каждом входе/выходе с филиала, сотрудник обязан отметиться на посту охраны в СУ и убедиться о фиксации отметки прихода/ухода (на мониторе ПК).
   В течение дня сотрудник может несколько раз отмечаться на вход/выход, при этом все рабочее время будет суммироваться.
   Если рабочий вопрос связан с визитом на другое подразделении (собрание, обучение и т.д.) – то необходимо поставить отметку на посту охраны там, где будет сотрудник, иначе время не будет считаться!
   Если у сотрудника закрылся доступ, то зайти на филиал от может только через депремирование. Тогда его часы будут засчитаны.
Закрытие смены
Информация по закрытию доступа у сотрудника высвечивается при отметке по биосмарту на посту охраны
  • Санитарная книжка
    за 30 дней
  • Приказы — в зависимости от поставленных сроков в приказе.
    Минимум за 3 дня
  • Обучение — в зависимости от поставленных сроков в приказе.
    Минимум за 3 дня
  • Тесты — в зависимости от поставленных сроков в приказе.
    Минимум за 3 дня. (Исключение – тест для курьеров, дается 1 день)
  • Патент
    дата предыдущего платежа минус 5 дней

При составлении графика работы сотрудников кухни мы ориентируемся на следующие показатели:

  • планируемая набивка
  • количество приготовленных заказов за аналогичный период
  • индивидуальная производительность сотрудника
  • праздники, выходные, мероприятия
  • погодные условия

  • ввод новых блюд и акций (ФОТ)
Количество приготовленных заказов за аналогичный период
Для того, чтобы посмотреть производительность кухни за аналогичный период можно воспользоваться "Отчетом по желаемому времени приготовления" (Система учета - Блан загрузки)
Отчет по желаемому времени приготовления
     Для того, чтобы определить максимально актуальное количество заказов в указанный период необходимо взять интервал в четыре недели.
     В отчете можно посмотреть как отдельно работу каждой кухни (Япония, Пицца), так и всё вместе.
     Для более детального анализа можно указать отображение показателей за секцию, а не за час (Интервал времени).
   В таблице отчета необходимо ориентироваться на строку "Фактическая набивка".
   В разделе "Пиццы" здесь будет отражаться количество фактически приготовленных пицц в указанный период. В разделе Японии - сумма готовых заказов.
   Это поможет нам определить пиковые часы с наибольшей загрузкой кухни.

     После определения часов пик на производстве и реального количества возможного приготовления блюд, необходимо ориентироваться на производительность сотрудников кухни. Производительность Горячего цеха измеряется в штуках, Холодного цеха - в сумме.

     Все сотрудники кухни исходя из их производительности делятся на три категории:

  • стажер,
  • основной (горячий цех - 5 шт, холодный цех - 2 000 - 2 200 т.р.),
  • универсал (горячий цех - 5 шт, холодный цех - 3 000 т.р.).

     Каждые шесть месяцев, а так же при переводе сотрудника на более высокую категорию необходимо сделать замер производительности. Это можно сделать силами самого подразделения или с участием сотрудников учебного центра.


     Такая категория сотрудников как упаковщица, а так же те, кто стоит на заготовках или работает только с рисом могут иметь минимальную производительность - 3 шт./пицц, 500 - 700 руб/япония

Производительность
сотрудников
     Посмотреть и внести изменения в производительность сотрудников можно в Системе учета (Работа сотрудников - График работы)
   В графе Направление работы выбираем "Кухня" и "Мойка/Упаковка".
   Период не имеет значения.
   Напротив каждого сотрудника выставлена его индивидуальная производительность.
   В дальнейшем при составлении графика так же необходимо ориентироваться на строки % заполнения кухни и % заполнения курьеров. Здесь показана соответствие планируемого количества сотрудников необходимому.
   Для минимальных потерь кухни эти показатели должны быть не менее 75%

     Для каждого дня работы установлена Плановая выручка по бланку загрузки. Указанная сумма не позволит вывести на смену сотрудников больше, чем рассчитала Система Учета ориентируясь на их производительность.

     Если провалиться в конкретный день после составления графика работы, то можно посмотреть соответствие "Рекомендуемой набивки по графику" на каждый час работы планируемому количеству сотрудников.

     При недостаточном количестве работников значения в графе "Разница" будет выделено красным цветом (отрицательное), при правильном планирование значение - черного или фиолетового цвета.

   Кроме операционных показателей при составлении графика конечно необходимо учитывать личные пожелания сотрудников.

   Среди поваров достаточно много студентов, которые совмещают работу и учёбу, есть молодые мамы или целые семьи. Все это нужно помнить, ведь задача Менеджера не просто достигнуть поставленных целей любой ценой, но и создание благоприятной эмоциональную обстановки, располагающую к совместной работе на достижение результата.