Инвентаризация

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ — это проверка наличия товарного запаса в ресторане на определённую дату путём сличения фактических данных с учетными данными. Это основной способ фактического контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.

ЦЕЛЬ ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

1
Контроль и предотвращение потерь
2
Проверка сохранности ТМЦ
3
Работа с проблемными зонами ресторана
4
Исправление ошибок в системе учета
5
Корректировка фактических остатков
6
Обеспечение корректных заявок поставщику
7
Обучение персонала существующим позициям
8
Выявление брака

Виды инвентаризации

На текущий момент, в компании рекомендованы следующие правила проведения инвентаризаций:
Тип Продукты полная
На понедельник еженедельно
(считаем только продукты)
Тип Полная
На первое число месяца
(считаем продукты, расходники, дез средства и тд)

Время проведения

инвентаризации

Не круглосуточный филиал


после закрытия кассовой смены и до открытия
новой кассовой смены

Круглосуточный филиал

Время рекомендованное:
с 21ч до 23ч – Склад
Время обязательное:
с 23ч до 00ч – производственные цеха.
На это время поставить перерывы!

Инвентаризация проводится, когда остановлено движение товара, т.е. закончен или еще не начат рабочий процесс. Руководитель филиала принимает решение о времени проведения - в воскресенье после смены или в понедельник утром, перед открытием.

Варианты проведения просчетов

снятия остатков

Снимаем

по бумажным бланкам


Заполнение описи в ручную. Возможность ознакомиться с ассортиментом новым сотрудникам

Снимаем

через планшет

Увеличивает скорость проведения просчетов.
Уменьшение количества ошибок
Этапы проведения
инвентаризации
Весь процесс проведения инвентаризации условно можно разделить на 4 этапа. Разберем каждый из них более подробно.
Подготовка
Проведение
ревизии
Занесение результатов
Анализ результатов

1 ЭТАП

Подготовка к инвентаризацию

Персонал

Составить график выхода персонала.

Обучить и мотивировать.

Подготовить бланки инвентаризации.

Склад

Товар сгруппирован для просчета (одно наименование в одном месте).

Неполные коробки в зал/на кухню.

Товар, непригодный к реализации перемещен в отведенные места для списания или оформления возврата поставщику.

Кухня

Полуфабрикаты и заготовки располагаются строго по своим местам в холодильниках, на дефросте.

Товар, непригодный к реализации перемещен в отведенные места для списания или оформления возврата поставщик

Зал

Товар сгруппирован для просчета (одно наименование в одном месте).

Товар, непригодный к реализации перемещен в отведенные места для списания или оформления возврата поставщику.

Кассовая смена

Просчитать наличностью. Проверить оформление возвратов и отсутствие возвращенных отчетов по смене

Система Учета

Проверить акты списания, внутренние перемещения, акты переработки, приходные накладные

Акты, приходные накладные, внутренние перемещения должны быть подтверждены Директором или Владельцем, иначе они не попадают в Движение товара.

Акты списания и переработки должны быть занесены в дни до инвентаризации.

Например: Вы проводите инвентаризацию на 1 число. Акты или накладные от 1го числа не учитываются.

2 ЭТАП
Проведение ревизии
Распределение сотрудников

Снимать инвентаризацию группой (2 сотрудника) или несколькими группами:

1ый сотрудник — считает и взвешивает, 2ой -записывает на бумажный бланк/заносит в бланк через планшет.

1ый — называет продукт и кол-во, 2ой- повторяет, что он услышал. Для подтверждения правильности.

Пока 2ой — не повторил все правильно, 1ый — не переходит к следующему продукту.

При занесении инвентаризации двумя и более группами, с планшетов бланк инвентаризации открывается с учетной записи одного пользователя на всех планшетах. Группы делят филиал и снимают разные места хранения

Снятие продуктовых остатков
Снимать следует слева на право – сверху вниз

Внимание:
-Товар не пропускать, снимать по порядку.
-Записывать кол-во в соответствии с ед. изм. (если продукт считается в шт записывать в шт)
Заполнить бланк на планшете или на бумажном носителе: вес/шт *кол-во позиций
Внимание: за вес всегда берем массу нетто. Объём – не смотрим.
При снятии остатков продуктов, которые находятся в таре поставщика вычтите вес тары (он указан в соответствующей таблице)
Если с планшетом – данные сразу заносятся в СУ
После того, как на складе или в цехе сняли продуктовые остатки – повесить табличку «ИДЕТ РЕВИЗИЯ»
Поварам нельзя брать товар без предупреждения, если висит данная табличка
Табличку размещать необходимо для того, чтобы не посчитать товар повторно

3 ЭТАП

Занесение в СУ


Перед внесением убедитесь, что записали данные верно в бланк ( к примеру, где указана ед. измерения ШТ – продукт записан в ШТ или если в кг , то записан в кг

Оформление полной ревизии
Создается инвентаризация, выбирается подразделение, тип инвентаризации ПОЛНАЯ или ПОЛНАЯ ПРОДУКТЫ (Дата ревизии должна быть — первое число месяца или каждый понедельник, если иное не предусмотрено на вашем филиале)
Выбрав подразделение, открываются места хранения
В каждое место хранения вносится количество через калькулятор – переносите из бумажных бланков или заносите сразу в планшет в процессе инвентаризации
Если по какой-то причине своевременно не получилось изменить схему хранения: добавить или удалить товар/продукт, это можно сделать в процессе:

      Итоги по инвентаризации заносятся в систему внимательно с бумажных носителей, в места хранения по очереди , сохраняют. После сохранения Инвентаризация появляется в Отчете по инвентаризациям. Её должен проверить Директор или Владелец на правильность внесения (справа – Посмотреть бланк внесения).

      После проверки Директор или Владелец подписывает инвентаризацию (справа – Подписать).

      При сохранении система предложит проверить вам позиции, остатки которых сильно отличаются от расчетных.

Оформление частичной инвентаризация
В СУ можно создать инвентаризацию (ревизию) на конкретный товар с нужной периодичностью.
1. Для этого нужно в Инвентаризации выбрать тип “(Франшиза) Полная необязательная”.
2. Далее можно будет выбрать любую вкладку, например, “Горячий цех” и заполнить нужные поля. 3. Как только все нужные вам поля заполнены, эту инвентаризацию необходимо сохранить.

4 ЭТАП

Анализ результатов

После подписания инвентаризации она пересчитается в ближайшую ночь. Если не хотите ждать, воспользуйтесь ручным пересчетом.

Заходите в Отчет по инвентаризациям

При нажатии на столбец, он отфильтрует от большего к меньшему, от А до Я, и наоборот.

В первую очередь, нас интересуют позиции, отклонения по которым большие, как в количественном, так и в суммовом значении. Нажимаем на Расчетный остаток

И попадаем в Движение товара. При нажатии на Реализацию, Приходную накладную, Списание, система перекинет в вас в соответствующий документ (Акт списания, Приходную накладную, Отчет по продажам блюд).

Начинаем проверять снова правильность занесения в Приходную накладную, Акт списания, сверяем с бумажными бланками .

Если, как в нашем примере, речь идет о порционных продуктах в зале, смотрим, сколько раз и в каком количестве проводилась реализация. Если заведете для таких целей Акт забора, будет еще один бумажный носитель, с которым можно сверить данные.

Если по нескольким позициям одного поставщика большие излишки — то, скорее всего, утеряна накладная.

Наоборот, большие недостачи — накладную завели 2 раза.

Если из месяца в месяц, недели в неделю, плюсит или минусит какая-то позиция, можно:

  • Воспользоваться функционалом Частичной ежедневной инвентаризации (создается по запросу, по необходимому вам списку)
  • Проводить контрольное взвешивание блюд с этим ингредиентом
  • Провести отработку блюд с этим ингредиентам, возможно, поменялся поставщик или повар на заготовке, и теперь отходность отличается от той, которая заложена в ТТК
ТОП 10 ОШИБОК
при проведении инвентаризации
1
Накладная не внесена
С накладной не успели поработать, её потеряли. Заносить накладную необходимо даже через месяц после получения продукции. На остатки позиции встанут днем заведения накладной.
2
Накладная внесена/подписана не вовремя
Перед ревизией, в последний день недели необходимо проверить все накладные от поставщика. Для проверки можно воспользоваться "Отчетом по приходным накладным". Нас интересуют ПН со статусом "внесен".
3
В накладной выбрана неверная номенклатура/количество
Довольно частая ошибка. Происходит от незнания номенклатуры и невнимательности.
4
Ошибка в акте списания
Основная причина - незнания номенклатуры или случайная ошибка. Необходимо просматривать акты списания ежедневно.
5
Ошибка в акте переработки
Здесь возможны ошибки либо при внесении в числах либо Акт не подписан до проведения ревизии.
6
Не добавили новый продукт в места хранения
После ввода новую позицию заказывают, заносят в СУ приходные накладные, используют и списывают, но не вносят в Места хранения и не посчитали в Ревизию.
7
Переход с одного полуфабриката на другой
Ошибка возникает при изменениях в Номенклатуре и касается понимания логики движения товара и своевременного занесения/удаления в Места хранения.
8
Не списывают расходные материалы и дез. и хим. средства
Ошибка в работе менеджеров. Необходимо контролировать приход, списание и просчет материалов в Ревизию.
9
Ошиблись при внесении в СУ/Переносе с черновика
Исправление такой ошибки возможно, но несёт за собой работу целой цепочки людей. Необходимо писать разборчиво в черновиках описи и перепроверять себя после занесения позиции через калькулятор.
10
Неправильно посчитали/пропустили
Во время ревизии забыли, не посчитали какой-либо товар на складе. Для того, чтоб не допустить данную ошибку необходимо следовать установленным правилам подсчета товаров.
Теперь самое время приступить к практике.