Административная смена
Работа c документами в Системе учета

     В течении этой смены Менеджер должен заниматься товародвижением: заказ, прием товара от поставщиков, внесение накладных в СУ, работа с перемещением и списанием продуктов. Анализ складских остатков.

     Вы управляете и отвечаете за все процессы внутри смены.

Так как мы работаем с разными поставщиками, то механика работы с накладными немного отличается
Бумажная накладная
Создание электронной накладной от поставщика по бумажному варианту документа
Электронная накладная
Проверка электронной накладной от поставщика по бумажному документу
ЦЗЦ
Перевод "Внутреннего перемещения" товара в электронную накладную
Внесение накладных в СУ
на основе электронных накладных
   После того как товар приняли и определили на соответствующие места хранения, необходимо поставить его на учет в Системе учета.
     Переходим на вкладку Товарооборот - Приходные накладные - Электронные накладные
     Ряд поставщиков вместе с бумажными приходными накладными заполняют и Электронные, тогда они будут отражаться в Системе учёта сразу.
   Поставщик, после отгрузки прогружает накладную со всеми отметками.
   Задача Менеджера смены проверить наличие и соответствие. Сохранить и подтвердить 1 очередью.

Если товар был принят с расхождением и электронный и бумажный вариант накладной отличаются, то Менеджер Смены должен найти и исправить в Системе Учета электронную накладную, согласно бумажному варианту.

Внесение накладных в СУ
на основе бумажной накладной
   Если у поставщика нет накладной, то Менеджер смены заводит ее самостоятельно. Для этого нажимаем на кнопку Нет электронной накладной
   Заполняем все поля в соответствии с бумажной накладной.
   Проверяем правильность выбранного филиала. Вносим ИНН поставщика из накладной, после чего Система Учета заполняет параметры Контрагент и самостоятельно.
     Так же необходимо указать категорию, у поставщиков у которых только 1 категория встает автоматически
Проставляем нужные данные из шапки накладной:
1.Подразделение получения товара
2.Дата накладной по документам
3.№ накладной
4.Сумма
Если на накладных стоит неправильная дата (вчерашняя), то в Системе Учёта ставим дату по накладной
   Если во время приемки были приняты не все позиции, и в бумажной накладной есть вычерки, то такая накладная Некорректная. Необходимо поставить галочку Некорректная накладная и указать Причину.
   Если в СУ накладная числится, как Некорректная, то Менеджер смены или фин.ответственные лица должны запрашивать исправленный оригинал у поставщика.
   Если накладная будет долго находиться в данном статусе, то бухгалтерия не проведёт оплату и филиал попадает в стоп у поставщика.
   Сканируем все части бумажной накладной и прикрепляем к создаваемому документу.
    После этого нажимаем кнопку Внести
     Просматриваем ещё раз правильность внесенных данных, после чего заносим вручную оппозиционно все товары из накладной.
     Для этого нажимаем Внести накладную.
   Если при вводе товара данная позиция встала красным цветом и вышло диалоговое окно:
     Товар не отгружался поставщиком более 14 дней, следовательно этой позиции не было в Заявке.
   Переносим данные по количеству/весу/фасовке/сумме позиции из накладной.
   Цена за единицу товара рассчитывается Системой Учета самостоятельно.
     Если при внесении суммы для позиции Цена за единицу окрасилась в красный цвет и появилось предупреждение:
  • Необходимо проверить правильность внесения суммы
  • Если сумма внесена правильно и есть расхождение в цене, то уточняем у отдела закупа

     После внесения всех позиций сумма Итого должна совпадать с Суммой накладной. Если внесение корректировок не требуется, то нажимаем кнопку Сохранить.

     После чего данная электронная накладная будет иметь статус Внесена в Системе Учета.

   Менеджеру смены необходимо подтвердить правильность внесённой информации. Для этого нужно нажать Подтвердить 1 очередью.

   После этого ЗДФ/ДФ проверят на наличие ошибок и несоответствий и подтвердят документ 2 очередью для передачи документа в Системе Учета в Бухгалтерию.

     После подтверждения документа 1 очередью Менеджер Смены распечатывает Штрих-код и приклеивает его на накладную.

     Если при заведении накладной были допущены ошибки, то данные приходные накладные получат статус отказ от бухгалтерии. Эти накладные будут отражаться в Системе учета на вкладке Товарооборот – Возвращенные приходные накладные.

Автоматический ввод
накладных в СУ
В нашей компании есть бот, который поможет менеджерам заносить накладные в СУ и прикреплять к ним сканы
Заходим в чат с ботом, пишем слово “Накладная”
В ответ бот попросит вписать последние 4 цифры ИНН поставщика
Если поставщик найден по этим 4 цифрам, то СУ предложит выбрать дату поставки.
Можно выбрать дату кнопками “сегодня” и ”вчера”, можно указать дату в формате дд.мм.гггг Например, 27.09.2021
Далее появится выбор накладных. Можно выбрать заявку из предложенных (в этом примере это заявка на 5 573 рубля), а можно выбрать любую предыдущую заявку или создать пустую накладную в СУ.
После выбора накладной бот попросит загрузить скан. На этом моменте можно загрузить ещё один скан, если это необходимо, или закончить внесение накладной.
Чтобы завершить внесение накладной, нажмите на "Закончить". Бот напишет о том, что накладная и её скан внесены успешно. Достаточно просто подтвердить в СУ.
Также через бота можно внести внутреннее перемещение. Для этого нужно знать номер внутреннего перемещения. Если не указать правильный номер, то бот выдаст ошибку.

     Если сумма в накладной не совпадает с суммой заявки (суммой, которую указал бот), то можно:

1. продолжить внесение накладной и затем отредактировать её в СУ.

2. внести пустую накладную и заполнить её в СУ вручную.

Теперь самое время приступить к практике.