Формирование
заявок
Работа со сторонним поставщиком, ЦЗЦ, оформление в Системе учета
     Наша главная цель – накормить максимальное количество людей вкусной и качественной едой. Для достижения этой цели трудится целый отдел. В своём производстве мы используем только специально отобранные, проверенные и одобренные продукты.
     Посмотреть список разрешенных для ввоза товаров можно в Системе учета, вкладка Справочники - Номенклатура закупа.
     Мы закупаем только лучшее у сторонних поставщиков, а ряд полуфабрикатов изготавливаем самостоятельно в Центральном заготовочном цехе.
Дни формирования заявок
Оформлением заявок как правило занимается менеджер в рамках административной смены.
Поставщик
понедельник, среда
создается согласно дням поставок
каждого поставщика
ЦЗЦ
до 12 часов воскресенья
создается несколько заявок сразу с разными датами поставки
Для заказа с ЦЗЦ
доступны рыбные позиции
всё остальное заказываем у поставщиков
Лосось нарезанный
по 90г С/С
Лосось обрезь
разделанный нарезка с/с
Лосось жаренный
Кожа лосося
Угорь нарезка
Угорь обрезь
Тунец нарезка
Тунец обрезь
Омлет
Шапочки Пармезан
Соус Песто
Алгоритм оформления заявок
Определить остатки
Необходимо знать точное количество товара, находящееся на складах
Рассчитать необходимое количество
При оформлении заявки нужно учитывать ряд факторов. Заказ осуществляется согласно формуле.
Оформить заявку в СУ
Все заявки оформляются только в Системе учета. У нас нет устных, телефонных или с помощью электронной почты заявок.
Проверить заявку
После оформления заявок в Системе учета необходимо проверить их статус.
Для оформлении заказа
надо знать
Реальные (фактические) остатки
При формировании заказа необходимо полагаться только на то, что есть сейчас в наличии. Часто продукты перемещаются между филиалами, не соблюдается принцип 5S на складах, что может ввести в заблуждение.
Реализацию
Реализация за аналогичный период позволяет понять возможные продажи и скорректировать необходимо количество для заказа.
Количество дней между поставками
Вы должны учитывать, что продукты из привезенной поставки вы будете использовать в течении нескольких дней. У вас обязательно должен остаться запас на день поступления нового товара.
Необходимый страховой запас
К сожалению, никто не застрахован от возможных форс-мажоров. У поставщика тоже могут возникнуть проблемы: с доставкой, погодные условия, изменение производства. Поэтому у нас всегда должен быть небольшой запас, на случай задержки ближайшей доставки.
При оформлении заказа
необходимо учитывать
Погодные условия
Как показывает многолетняя практика, в непогоду количество заказов возрастает. Многим не хочется выходить из дома, следовательно мы должны быть к этому готовы.
Праздничные и выходные дни
Это время, когда хочется побыть в уютной компании с семьей, друзьями за большим вкусным столом.
Действующие акции компании
У нас часто проходят интересные акции. Это нужно учитывать при оформлении заказа, ведь вам понадобится больше теста или ветчины, если на блюда, где они присутствуют будет хорошая скидка или интересная акция.
Пересчет остатков
     Прежде чем делать заявку необходимо знать фактические остатки по необходимым продуктам вашего филиала. Система учета не дает возможность видеть реальные цифры. Менеджеру необходимо просчитать самостоятельно либо поручить это ответственному повару. При просчете нужно обращать внимание на сроки годности и внешний вид товар.
Проанализировать реализацию
   Для оформления заказа нужно посмотреть количество продуктов, использованных за аналогичный период. Сделать это можно с помощью "Отчета по израсходованным продуктам", который находится в Системе Учета.
   Для просчета указываем период - 4 предшествующие недели и необходимые дни. Чтобы иметь полное представление о позиции, мы включаем туда все внутренние перемещения, списания и акты переработки

     После того, как вы собрали всю необходимую информацию по позициям, нужно просчитать количество товара, которое будете заказывать. Для этого есть формула заказа товара.

     Когда вы определитесь что и в каком количестве заказываете, оформляете электронную заявку в Системе учета.

Заказ = (Доступно на сегодня + Приход - Планируемые продажи) + 10-15%

Оформление заявки
в Системе Учета
Стороннему поставщику
Находим бланк заявки в СУ
     В Системе учета находим вкладку «Товарооборот» для создания заявки используем "Оформить заявку поставщику"
Выставить необходимые параметры
     Выбрать филиал, дату привоза. Выбираем поставщика или несколько поставщиков, которым необходимо сделать заявку. Также есть возможность выбрать продукт или категорию.
Определяем форму заказа
     Формировать заявки можно как отдельно для каждого поставщика так и одним общим списком необходимых продуктов.
     Далее система сама автоматически сформирует индивидуальные заказы, исходя из указанных в заявочном листе продуктов и времени возможных поставок.
Определяем дату привоза
     При формировании заказа необходимо ориентироваться на график поставок. Посмотреть актуальный можно в "Таблице закупа"
Формируем заявочный лист
     После того, как вы определили все необходимые параметры, формируем заявочный лист. Для этого нажимаем кнопку "Сформировать".
     Можно нажать "Сформировать" без указания поставщиков или продуктов, тогда Система выгрузит вам все позиции, которые на сегодняшний день разрешены для ввоза на подразделение.
Заявочный лист

     Проверяем ещё раз попозиционно каждый продукт. Обращаем внимание на единицы измерения и фасовку товара. Заказать можно в кг, граммах или штуках. Если товар может имеет вложенность в упаковку или минимальный вес, то необходимо указать количество полных коробок.

     При расчете ориентируемся на колонку "Количество в ед.измерения", здесь указано общее количество товара в минимальных единицах.

Очередь поставщика
   Для каждого поставщика определена очерёдность заказа.
1-ая очередь - самый оптимальный поставщик по соотношению цены и качества
2-ая очередь - соотношение цены и качества хуже, чем у поставщика первой очереди
3-ая очередь - поставщик с менее привлекательными условиями.
   В приоритете и по умолчанию всегда поставщик первой очереди. Сообщение о смене поставщика поступает от отдела закупа или по согласованию с собственниками.
Минимальные суммы заказа
     У некоторых поставщиков есть минимальная сумма для заказа. Система учета не даст завершить заявку до тех пор, пока вы либо не добавите количество позиций или не увеличите вес.
     Необходимая сумма будет выделена красным цветов в заявке.
Отправка заявки
   При нажатии «Отправить» все сохраненные заявки отправляются на почту поставщикам. Нажимать нужно только 1 раз.
   После нажатия "Отправить" всплывает уведомление.
Проверить статус заявки
   Для того, чтобы посмотреть статус заявки необходимо в Системе Учета перейти на вкладку Товарооборот - Отчет по заявкам.
   Тут мы можем увидеть планируемую дату отгрузки, статус и автора заявки.
Теперь самое время приступить к практике.