Предотвращение потерь
Материальные, нематериальные, намеренные и заложенные

   Одни из приоритетных направлений в развитии бизнеса это - оптимизировать прибыль заведения и сократить потери. Можно разделить отдельно товарные и материальные потери.

   Товарные потери – это потери, вызванные частичной или полной утратой количественных и качественных характеристик товара в натуральном выражении.

   Материальные потери – это потери, вызванные частичной или полной утратой стоимостных характеристик товара в денежном выражении.

   


Материальные потери являются следствием товарных потерь.

   У каждого филиала сети есть свой установленный процент инвентаризации и списаний - Прочий FC. Зависит он от ежемесячного товарооборота и корректируется исходя из ситуации и выполнения плана. В среднем по сети на сегодняшний день показатель находится в отрезке до 5,5%, где 1,5 % - это неизвестные потери (процент ревизии), 4% - известные потери (1,5% - работа с продуктами и 2-3% - расходные материалы).

  После проведения инвентаризации у вас будут сформирован отчёт, который покажет наличие реальных расхождений ( здесь возможны данные как в “+”, так и в “-”). Менеджер должен уметь читать эти данные и понимать причину несоответствия.

Виды потерь на производстве
Известные
возникают в силу нарушений технологических процессов (повреждение при транспортировке, порча из-за погрешностей хранения), истечения срока годности, усушки, отбраковки и других факторов.
Неизвестные
потери, выявленные уже постфактум в ходе проведения плановой ревизии, источники которых не поддаются однозначной идентификации.

   Ряд нормируемых потерь – это потери, образующиеся в результате усушки, утруски, раскрошки, разлива, то есть так называемой естественной убыли товаров, занесены и учтены в ТТК. Но Менеджеры смены должны следить за работой персонала, чтобы они бесконтрольно и необоснованно не расходовали продукты.

   Если анализ инвентаризационных потерь можно проводить только после наличия итогов ревизии, то работа с известными потерями должна проводиться на ежедневной основе.

   При правильной и своевременной организации и проработке наиболее проблемных мест к моменту проведения инвентаризации руководство филиала будет владеть информацией о предположительном проценте потерь и он не будет превышать установленный прочий FC.

Возможные зоны потерь
1
Заявка
Неверно оформленная заявка поставщику или ЦЗЦ влечёт за собой либо возможную перетарку склада, либо отсутствие продуктов, что в обоих случаях ведет к потерям
2
Приемка
Отсутствие качественной приемки товара:

Не соблюдение приоритета при приемке

Не проверили t режим

Не проверили качество/количество продуктов

Не проверили сроки годности

Недовоз/излишки от сторонних поставщиков/ЦЗЦ

Отсутствие/некорректная работа по выставлению претензий поставщику/ЦЗЦ

3

Склад и цех

Несоблюдение правил хранения и ротации пищевых продуктов, сроков годности и дефроста, повторное датирование и многое другое увеличивает потери ресторана
4

Касса менеджера+Касса зала

Не пробитие заказов цехового питания
Недостачи
Махинации с бонусной системой
Отсутствие/некорректная работа с возвратами
5
Система учета
Ошибки в заведении накладных
Задвоенные накладные
Бесконтрольное списание
Неучтенные перемещения
Невыставленные претензии
Наличие некорректных накладных
Отсутствие/некорректные акты переработки
6
Персонал

Доступ к товару

Наличие свободного времени

Изъяны в Системе учета и документообороте

Низкий уровень контроля

Возможность остаться наедине с продуктами

Как исправить ошибки в процессах
после инвентаризации
1
Составьте список продуктов,
по которым не сошлись итоги.
2
Сверьте за месяц данные
в системе по приходам и товарные накладные от поставщиков.
3
Проверьте техкарты, куда входят эти продукты.
Проследите за процессом приготовления блюд и напитков, проверьте, соблюдается ли рецепт. Делайте такие сверки на протяжении некоторого времени. Если вы поняли, что техкарты составлены неверно, внесите в них изменения.
4
Проверяйте работу неопытных сотрудников.
Возможно, они допускают ошибки, которые служат причиной расхождений.
5
Составьте чек-листы на все процессы
которые связаны с приёмкой, перемещением и списанием продуктов и расходных материалов. Разместите их на рабочих местах, чтобы они всегда были на виду у сотрудников.
6
Придумайте контрольные точки для процессов. 
Например, все товарные накладные от поставщиков должны складываться в одну папку. После того, как ответственный за приёмку сотрудник внесёт их в систему, они должны передаваться бухгалтеру. Папку надо проверять, допустим, раз в три дня. Если там остались накладные, значит надо разобраться, почему.

    Если с известными потерями компании ведут борьбу, разрабатывая новые и оптимизируя старые бизнес-процессы, то неизвестные вызывают множество вопросов и всегда являются проблемой.

     Мошенничество персонала с целью личного обогащения (внутренний фрод) – одна из основных причин возникновения неизвестных потерь. Сотрудники магазинов, вне зависимости от занимаемых должностей, стремятся найти способ дополнительного заработка.

Потери по вине
линейного персонала ресторана
умышленное нарушение стандартов или обман со стороны сотрудников
Махинации на кассе
Работники на кассе могут втайне от посетителя провести личную скидку, присвоив себе разницу или бонусы лояльности.
Кража/хищение

Несмотря на наличие камер, сотрудники могут найти способы "вынести". Это может быть обычное мелкое воровство: кассир украл десерт, уборщица упаковку тряпок, но могут быть и крупные, оптовые продажи со склад.

Не пробитие заказа
Приготовление любого заказа может быть только после пробития через СУ/кассу. Даже если это просто кофе или цеховое питание сотрудников!
Недолил/переложил
В данном случае может быть либо обман гостей либо компании. Не редко сотрудники могут сознательно завышать порции во время приготовления цехового питания.
Нарушение графика
Многие работники также могут уходить, не закрывая смену, что приводит к накоплению часов работы сотрудника. Работодатель вынужден оплачивать часы, в которые никто не работал.
Не корректные списания
Оформление списания, не завешивая продукцию. А так же перетака линии заготовки и дефроста может привести к необоснованным списаниям.

    Для исключения таких действий как «недолил»/«недоложил», у ресторана есть два основным инструмента контроля:

1) Проведения бракеража Менеджером смены. Блюдо или полуфабрикат выборочно взвешивается целиком или по ингредиентам. 

2) Проверка сторонним гостем по Чек-листу «Тайный покупатель»

 

   Если такие случаи были выявлены, то необходимо принят соответствующие меры:

1) Провести беседу и выяснить причины произошедшего

2) В случае, если сотрудники нарушают в ввиду незнания раскладок и технологии приготовления, провести дополнительное обучение и аттестацию 

3) При умышленном нарушении стандартов компании, действовать согласно "Перечня нарушений"

Журнал отзывов
     Гость для нашей компании - это не просто человек, заказывающий у нас еду. Это такой же полноправный участник нашей команды. Мы рады любой обратной связи от наших покупателей и должны реагировать на все замечания и пожелания.
     Необходимо обращать внимание на нарушения, которые допускают сотрудники, ведь они напрямую влияют на потери конкретного филиала и компании в целом. Для этих целей у нас есть такой инструмент как "Журнал отзывов".
Действия-руководителя
Потери со стороны Менеджеров смены
   Менеджеры смены могут регистрировать фиктивные перемещения товара в Системе Учета между различными подразделениями компании или виртуальными складами учета и хранения, при этом сам товар похищают.
   Или, что хуже, некорректно вести учет поступающего на подразделение товара, "вешая" на ресторан недостачи товара, который фактически и не поступал. Либо же могут не заводить накладные, чтобы заведомо иметь плюс по некоторым позициям.
В этом случае мошенник — курьер
     Бывали случаи, когда часть персонала вместе с курьером под конец дня заказывают доставку на крупную сумму. Курьер уезжает по адресу, а заказчик якобы не открывает дверь и не берёт трубку. Курьер звонит администратору и говорит: «Можно я уже обратно не поеду, всё равно же эту еду выкидывать?». А на деле курьер и его друзья классно проводят вечер.
      Мы стараемся сделать так, чтобы курьер привёз эту еду обратно в кафе, как раз во избежание подобных ситуаций в будущем.
Пересортица

     Популярное слово в ресторанном бизнесе, по сути использование одного товара, а списание другого. В итоге первого плюс, а второго соответственно минус. В инвентаризацию такие ситуации хорошо видны, потому что это обычно однотипные товары.

     Считается мошенничеством, если повар намеренно использовал ингредиент не из технологической карты (обычно более дешевый). Классические примеры: использование мяса минтая вместо крабового мяса или использование более дешевых сортов сыра, чем заявлены в меню.

      Такая пересортица редко бывает в единичных случаях, скорее всего повар осмысленно отклоняется от технологии производства. В итоге в инвентаризации это отклонение отчетливо видно. Искоренение пересортицы на кухне — жесткий контроль за технологией производства.

   Техническая проблема программ, когда программа работает на нескольких компьютерах и на одной из станций умышленно или случайно сильно сбивается время, и в заказах проставляется текущее время этой станции.
    В результате при формировании отчетов, в которых выборка идет по датам открытия и закрытия кассовой смены (оно и логично, смысл искать заказы за пределами смены), заказы с «выпавшим» временем не попадают в них. Соответственно официантам этих заказов идет плюс, а кухне и заведению минус.

      Управление и контроль за всеми процессами ресторана – основной инструмент борьбы с фактором образования неизвестных потерь, связанных с внутренним фродом.

      Осведомленность коллектива о постоянном контроле всех бизнес-процессов и периодическое представление выявленных фактов мошенничества с доведением дел в отношении сотрудников компании до уголовной ответственности являются сдерживающими факторами, минимизирующими риски образования внутреннего фрода.

Главные шаги к снижению потерь
Минимизация возможностей внутреннего фрода:
Создание в компании нормативной базы, инструкций и регламентов, в которых максимально подробно описаны все бизнес-процессы, влияющие на формирование потерь. Необходимо подробное описание процесса, проверка знаний этого процесса сотрудниками, систематический контроль за фактическим исполнением написанного – гарантия минимизации потерь через халатность или умышленное неисполнение установленных норм.
Организация постоянного контроля исполнения сотрудниками норм и правил, установленных в компании. Формирование планов работы для подразделений с наибольшими потерями, в которых они на систематической основе будут отчитываться о проведенных мероприятиях по контролю исполнения требований.
Доведение до сотрудников информации о выявленных фактах мошенничества персонала с оглашением последствий для участников (возбужденные уголовные дела, реальные сроки заключения, возмещение причиненного ущерба). Организация ежемесячной информационной рассылки для всех подразделений компании, в которой поощряются сотрудники за достижения в области предотвращения потерь и сообщается информация о выявленных фактах мошенничества со стороны персонала компании.

Юридическая ответственность

   По закону такие деяния квалифицируются как мошенничество. За их совершение предусмотрена дисциплинарная, административная и даже уголовная ответственность.   Работодатель вправе как штрафовать работников, нарушающих трудовую дисциплину, так и стимулировать добросовестную работу благодарностями, премиями или бонусами. Так, к видам дисциплинарных взысканий можно отнести замечание, выговор и увольнение. Взыскания могут применяться не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка.

   Если работник ресторана присвоит себе продукты или деньги на сумму, не превышающую 2500 рублей, правонарушение будет квалифицировано как мелкое хищение. За него грозит административная ответственность в размере до пятикратной стоимости похищенного, административный арест до 15 суток или обязательные работы до 120 часов. Лицо будет считаться привлечённым к административной ответственности ещё в течение года, а потому при повторном привлечении по той же статье у него возникнет больше проблем.

    Если же случаи мошенничества замечаются часто, а суммы хищений увеличиваются, то виновнику будет грозить уголовная ответственность. За такие преступления Уголовный кодекс РФ предусматривает штрафы до 120 тысяч рублей и двулетний срок лишения свободы.

    Более того, если сотрудники были в сговоре, например, с Менеджером заведения, и действовали группой лиц, штраф растёт до 300 тысяч рублей, а срок пребывания за решёткой — до 5 лет.

Мы безоговорочно верим в честность и ответственность наших сотрудников, ведь к нам приходят те, кто хотят делать общее дело и добиваться поставленных целей.
Мы - команда Сушкоф и ДельПесто