ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ — это проверка наличия товарного запаса в ресторане на определённую дату путём сличения фактических данных с учетными данными. Это основной способ фактического контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.
ЦЕЛЬ ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
Виды инвентаризации
Время проведения
инвентаризации
Не круглосуточный филиал
Круглосуточный филиал
Инвентаризация проводится, когда остановлено движение товара, т.е. закончен или еще не начат рабочий процесс. Руководитель филиала принимает решение о времени проведения - в воскресенье после смены или в понедельник утром, перед открытием.
Варианты проведения просчетов
снятия остатков
Снимаем
по бумажным бланкам
Снимаем
через планшет
1 ЭТАП
Подготовка к инвентаризацию
Составить график выхода персонала.
Обучить и мотивировать.
Подготовить бланки инвентаризации.
Товар сгруппирован для просчета (одно наименование в одном месте).
Неполные коробки в зал/на кухню.
Товар, непригодный к реализации перемещен в отведенные места для списания или оформления возврата поставщику.
Полуфабрикаты и заготовки располагаются строго по своим местам в холодильниках, на дефросте.
Товар, непригодный к реализации перемещен в отведенные места для списания или оформления возврата поставщик
Товар сгруппирован для просчета (одно наименование в одном месте).
Товар, непригодный к реализации перемещен в отведенные места для списания или оформления возврата поставщику.
Кассовая смена
Система Учета
Акты переработки, приходные накладные, внутренние перемещения должны быть подтверждены Директором или Владельцем, иначе они не попадают в Движение товара.
Акты списания должны быть занесены в дни до инвентаризации.
Например: Вы проводите инвентаризацию на 1 число. Акты или накладные от 1го числа не учитываются.
Перед каждым снятием инвентаризации необходимо актуализировать схему хранения продуктов и бланк инвентаризации в соответствии с последними приказами по изменению в меню.
Для того, чтобы актуализировать схему хранения продуктов выбираем в Системе учета Справочники - Подразделения
В открывшемся списке ищем свой филиал и нажимаем на значок «Лупа»
В появившемся окне находим из списка Операций раздел «Схема хранения продуктов для ревизии».
Если вам необходимо создать новое место хранение, то из списка операций выбираем раздел «Создать».
Прописываем название Места хранения и через кнопку Выбрать добавляем те продукты, которые будет подлежать просчету в этом Месте.
Находить нужные продукты можно как через поиск так и через папки выделенных категорий
Если вам необходимо просто добавить/удалить какой-либо продукт в уже имеющееся место хранения, то нажимаем на кнопку Редактировать в нужной колонке.
В появившемся окне будут перечислены все относящиеся к этому месту хранения продукты. Для внесения новой позиции нажимаем на кнопку Выбрать.
Находить нужные продукты можно как через поиск так и через папки выделенных категорий.
Если нужно удалить позицию, то мы переносим её из правой колонки в левую, закрываем окно и нажимаем Сохранить.
Снимать инвентаризацию группой (2 сотрудника) или несколькими группами:
1ый сотрудник — считает и взвешивает, 2ой -записывает на бумажный бланк/заносит в бланк через планшет.
1ый — называет продукт и кол-во, 2ой- повторяет, что он услышал. Для подтверждения правильности.
Пока 2ой — не повторил все правильно, 1ый — не переходит к следующему продукту.
При занесении инвентаризации двумя и более группами, с планшетов бланк инвентаризации открывается с учетной записи одного пользователя на всех планшетах. Группы делят филиал и снимают разные места хранения
3 ЭТАП
Занесение в СУ
После сохранения Инвентаризация появляется в Отчете по инвентаризациям. Её должен проверить Директор или Владелец на правильность внесения. Для этого ему необходимо зайти в СУ под своей учетной записью, найти созданную Инвентаризацию и выбирать из списка операций – Посмотреть бланк внесения.
После проверки Директор или Владелец подписывает инвентаризацию. Выбираем из списка операций – Подписать.
При сохранении система предложит проверить вам позиции, остатки которых сильно отличаются от расчетных.
4 ЭТАП
Анализ результатов
После подписания инвентаризации она пересчитается в ближайшую ночь. Если не хотите ждать, воспользуйтесь ручным пересчетом.
Заходите в Отчет по инвентаризациям
При нажатии на столбец, он отфильтрует от большего к меньшему, от А до Я, и наоборот.
В первую очередь, нас интересуют позиции, отклонения по которым большие, как в количественном, так и в суммовом значении. Нажимаем на Расчетный остаток
И попадаем в Движение товара. При нажатии на Реализацию, Приходную накладную, Списание, система перекинет в вас в соответствующий документ (Акт списания, Приходную накладную, Отчет по продажам блюд).
Начинаем проверять снова правильность занесения в Приходную накладную, Акт списания, сверяем с бумажными бланками .
Если, как в нашем примере, речь идет о порционных продуктах в зале, смотрим, сколько раз и в каком количестве проводилась реализация. Если заведете для таких целей Акт забора, будет еще один бумажный носитель, с которым можно сверить данные.
Если по нескольким позициям одного поставщика большие излишки — то, скорее всего, утеряна накладная.
Наоборот, большие недостачи — накладную завели 2 раза.
Если из месяца в месяц, недели в неделю, плюсит или минусит какая-то позиция, можно: