ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ — это проверка наличия товарного запаса в ресторане на определённую дату путём сличения фактических данных с учетными данными. Это основной способ фактического контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.
ЦЕЛЬ ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
Виды инвентаризации
(считаем только продукты)
(считаем продукты, расходники, дез средства и тд)
Время проведения
инвентаризации
Не круглосуточный филиал
после закрытия кассовой смены и до открытия
новой кассовой смены
Круглосуточный филиал
с 21ч до 23ч – Склад
Время обязательное:
с 23ч до 00ч – производственные цеха.
На это время поставить перерывы!
Инвентаризация проводится, когда остановлено движение товара, т.е. закончен или еще не начат рабочий процесс. Руководитель филиала принимает решение о времени проведения - в воскресенье после смены или в понедельник утром, перед открытием.
Варианты проведения просчетов
снятия остатков
Снимаем
по бумажным бланкам
Заполнение описи в ручную. Возможность ознакомиться с ассортиментом новым сотрудникам
Снимаем
через планшет
Уменьшение количества ошибок
инвентаризации
ревизии
1 ЭТАП
Подготовка к инвентаризацию
Составить график выхода персонала.
Обучить и мотивировать.
Подготовить бланки инвентаризации.
Товар сгруппирован для просчета (одно наименование в одном месте).
Неполные коробки в зал/на кухню.
Товар, непригодный к реализации перемещен в отведенные места для списания или оформления возврата поставщику.
Полуфабрикаты и заготовки располагаются строго по своим местам в холодильниках, на дефросте.
Товар, непригодный к реализации перемещен в отведенные места для списания или оформления возврата поставщик
Товар сгруппирован для просчета (одно наименование в одном месте).
Товар, непригодный к реализации перемещен в отведенные места для списания или оформления возврата поставщику.
Кассовая смена
Система Учета
Акты переработки, приходные накладные, внутренние перемещения должны быть подтверждены Директором или Владельцем, иначе они не попадают в Движение товара.
Акты списания должны быть занесены в дни до инвентаризации.
Например: Вы проводите инвентаризацию на 1 число. Акты или накладные от 1го числа не учитываются.
Перед каждым снятием инвентаризации необходимо актуализировать схему хранения продуктов и бланк инвентаризации в соответствии с последними приказами по изменению в меню.
Для того, чтобы актуализировать схему хранения продуктов выбираем в Системе учета Справочники - Подразделения
В открывшемся списке ищем свой филиал и нажимаем на значок «Лупа»
В появившемся окне находим из списка Операций раздел «Схема хранения продуктов для ревизии».
Если вам необходимо создать новое место хранение, то из списка операций выбираем раздел «Создать».
Прописываем название Места хранения и через кнопку Выбрать добавляем те продукты, которые будет подлежать просчету в этом Месте.
Находить нужные продукты можно как через поиск так и через папки выделенных категорий
Если вам необходимо просто добавить/удалить какой-либо продукт в уже имеющееся место хранения, то нажимаем на кнопку Редактировать в нужной колонке.
В появившемся окне будут перечислены все относящиеся к этому месту хранения продукты. Для внесения новой позиции нажимаем на кнопку Выбрать.
Находить нужные продукты можно как через поиск так и через папки выделенных категорий.
Если нужно удалить позицию, то мы переносим её из правой колонки в левую, закрываем окно и нажимаем Сохранить.
Проведение ревизии
Снимать инвентаризацию группой (2 сотрудника) или несколькими группами:
1ый сотрудник — считает и взвешивает, 2ой -записывает на бумажный бланк/заносит в бланк через планшет.
1ый — называет продукт и кол-во, 2ой- повторяет, что он услышал. Для подтверждения правильности.
Пока 2ой — не повторил все правильно, 1ый — не переходит к следующему продукту.
При занесении инвентаризации двумя и более группами, с планшетов бланк инвентаризации открывается с учетной записи одного пользователя на всех планшетах. Группы делят филиал и снимают разные места хранения
Внимание:
-Товар не пропускать, снимать по порядку.
-Записывать кол-во в соответствии с ед. изм. (если продукт считается в шт записывать в шт)
Внимание: за вес всегда берем массу нетто. Объём – не смотрим.
При снятии остатков продуктов, которые находятся в таре поставщика вычтите вес тары (он указан в соответствующей таблице)
Если с планшетом – данные сразу заносятся в СУ
Поварам нельзя брать товар без предупреждения, если висит данная табличка
Табличку размещать необходимо для того, чтобы не посчитать товар повторно
3 ЭТАП
Занесение в СУ
Перед внесением убедитесь, что записали данные верно в бланк ( к примеру, где указана ед. измерения ШТ – продукт записан в ШТ или если в кг , то записан в кг
Оформление полной ревизии
Дата ревизии должна быть — первое число месяца или каждый понедельник, если иное не предусмотрено на вашем филиале.
Если вы забыли внести значение для какого-либо продукта, то место хранения будет выделено желтым цветом. Вам необходимо еще раз просмотреть все позиции данного места хранения и исправить ошибки. Если данного товара нет на остатках на филиале, но в Системе учета он указан и не выведен из обращения, то ставим 0.
Зеленый цвет Места хранения обозначает, что у всех позиций проставлены значения.
Серый цвет - значения не вносились.
После сохранения Инвентаризация появляется в Отчете по инвентаризациям. Её должен проверить Директор или Владелец на правильность внесения. Для этого ему необходимо зайти в СУ под своей учетной записью, найти созданную Инвентаризацию и выбирать из списка операций – Посмотреть бланк внесения.
После проверки Директор или Владелец подписывает инвентаризацию. Выбираем из списка операций – Подписать.
При сохранении система предложит проверить вам позиции, остатки которых сильно отличаются от расчетных.
- Для этого нужно обратиться с запросом к ревизору финансового отдела, указав ему периодичность и список продуктов для просчета.
- Он внесёт данные в СУ и создаст документ с указанным типом инвентаризации. Например: Ежедневная, Частичная, Полная необязательная
- В Инвентаризации выбрать тип “(Франшиза) Полная необязательная”. Здесь сразу же будут отражаться только те места хранения, где есть нужные позиции для пересчета.
- Далее можно будет выбрать любую вкладку, например, “Горячий цех” и заполнить нужные поля.
- Как только все нужные вам поля заполнены, эту инвентаризацию необходимо сохранить и подписать Директором.
4 ЭТАП
Анализ результатов
После подписания инвентаризации она пересчитается в ближайшую ночь. Если не хотите ждать, воспользуйтесь ручным пересчетом.
Заходите в Отчет по инвентаризациям
При нажатии на столбец, он отфильтрует от большего к меньшему, от А до Я, и наоборот.
В первую очередь, нас интересуют позиции, отклонения по которым большие, как в количественном, так и в суммовом значении. Нажимаем на Расчетный остаток
И попадаем в Движение товара. При нажатии на Реализацию, Приходную накладную, Списание, система перекинет в вас в соответствующий документ (Акт списания, Приходную накладную, Отчет по продажам блюд).
Начинаем проверять снова правильность занесения в Приходную накладную, Акт списания, сверяем с бумажными бланками .
Если, как в нашем примере, речь идет о порционных продуктах в зале, смотрим, сколько раз и в каком количестве проводилась реализация. Если заведете для таких целей Акт забора, будет еще один бумажный носитель, с которым можно сверить данные.
Если по нескольким позициям одного поставщика большие излишки — то, скорее всего, утеряна накладная.
Наоборот, большие недостачи — накладную завели 2 раза.
Если из месяца в месяц, недели в неделю, плюсит или минусит какая-то позиция, можно:
- Воспользоваться функционалом Частичной ежедневной инвентаризации (создается по запросу, по необходимому вам списку)
- Проводить контрольное взвешивание блюд с этим ингредиентом
- Провести отработку блюд с этим ингредиентам, возможно, поменялся поставщик или повар на заготовке, и теперь отходность отличается от той, которая заложена в ТТК
при проведении инвентаризации