Инвентаризация

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ — это проверка наличия товарного запаса в ресторане на определённую дату путём сличения фактических данных с учетными данными. Это основной способ фактического контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.

ЦЕЛЬ ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

1
Контроль и предотвращение потерь
2
Проверка сохранности ТМЦ
3
Работа с проблемными зонами ресторана
4
Исправление ошибок в системе учета
5
Корректировка фактических остатков
6
Обеспечение корректных заявок поставщику
7
Обучение персонала существующим позициям
8
Выявление брака

Виды инвентаризации

На текущий момент, в компании рекомендованы следующие правила проведения инвентаризаций:
Тип Продукты полная
На понедельник еженедельно
(считаем только продукты)
Тип Полная
На первое число месяца
(считаем продукты, расходники, дез средства и тд)
Частичная
Название типа инвентаризации, периодичность и список продуктов для просчета определяет каждый филиал индивидуально

Время проведения

инвентаризации

Не круглосуточный филиал


после закрытия кассовой смены и до открытия
новой кассовой смены

Круглосуточный филиал

Время рекомендованное:
с 21ч до 23ч – Склад
Время обязательное:
с 23ч до 00ч – производственные цеха.
На это время поставить перерывы!

Инвентаризация проводится, когда остановлено движение товара, т.е. закончен или еще не начат рабочий процесс. Руководитель филиала принимает решение о времени проведения - в воскресенье после смены или в понедельник утром, перед открытием.

Варианты проведения просчетов

снятия остатков

Снимаем

по бумажным бланкам


Заполнение описи в ручную. Возможность ознакомиться с ассортиментом новым сотрудникам

Снимаем

через планшет

Увеличивает скорость проведения просчетов.
Уменьшение количества ошибок
Этапы проведения
инвентаризации
Весь процесс проведения инвентаризации условно можно разделить на 4 этапа. Разберем каждый из них более подробно.
Подготовка
Проведение
ревизии
Занесение результатов
Анализ результатов

1 ЭТАП

Подготовка к инвентаризацию

Персонал

Составить график выхода персонала.

Обучить и мотивировать.

Подготовить бланки инвентаризации.

Склад

Товар сгруппирован для просчета (одно наименование в одном месте).

Неполные коробки в зал/на кухню.

Товар, непригодный к реализации перемещен в отведенные места для списания или оформления возврата поставщику.

Кухня

Полуфабрикаты и заготовки располагаются строго по своим местам в холодильниках, на дефросте.

Товар, непригодный к реализации перемещен в отведенные места для списания или оформления возврата поставщик

Зал

Товар сгруппирован для просчета (одно наименование в одном месте).

Товар, непригодный к реализации перемещен в отведенные места для списания или оформления возврата поставщику.

Кассовая смена

Просчитать наличностью. Проверить оформление возвратов и отсутствие возвращенных отчетов по смене

Система Учета

Проверить акты списания, внутренние перемещения, акты переработки, приходные накладные

   Акты переработки, приходные накладные, внутренние перемещения должны быть подтверждены Директором или Владельцем, иначе они не попадают в Движение товара.

   Акты списания должны быть занесены в дни до инвентаризации.

Например: Вы проводите инвентаризацию на 1 число. Акты или накладные от 1го числа не учитываются.

  Перед каждым снятием инвентаризации необходимо актуализировать схему хранения продуктов и бланк инвентаризации в соответствии с последними приказами по изменению в меню.

     Для того, чтобы актуализировать схему хранения продуктов выбираем в Системе учета Справочники - Подразделения

      В открывшемся списке ищем свой филиал и нажимаем на значок «Лупа»

   В появившемся окне находим из списка Операций раздел «Схема хранения продуктов для ревизии».

     Если вам необходимо создать новое место хранение, то из списка операций выбираем раздел «Создать».

   Прописываем название Места хранения и через кнопку Выбрать добавляем те продукты, которые будет подлежать просчету в этом Месте.

   Находить нужные продукты можно как через поиск так и через папки выделенных категорий

   Если вам необходимо просто добавить/удалить какой-либо продукт в уже имеющееся место хранения, то нажимаем на кнопку Редактировать в нужной колонке.

   В появившемся окне будут перечислены все относящиеся к этому месту хранения продукты. Для внесения новой позиции нажимаем на кнопку Выбрать.

   Находить нужные продукты можно как через поиск так и через папки выделенных категорий.

     Если нужно удалить позицию, то мы переносим её из правой колонки в левую, закрываем окно и нажимаем Сохранить.

2 ЭТАП
Проведение ревизии
Распределение сотрудников

Снимать инвентаризацию группой (2 сотрудника) или несколькими группами:

1ый сотрудник — считает и взвешивает, 2ой -записывает на бумажный бланк/заносит в бланк через планшет.

1ый — называет продукт и кол-во, 2ой- повторяет, что он услышал. Для подтверждения правильности.

Пока 2ой — не повторил все правильно, 1ый — не переходит к следующему продукту.

При занесении инвентаризации двумя и более группами, с планшетов бланк инвентаризации открывается с учетной записи одного пользователя на всех планшетах. Группы делят филиал и снимают разные места хранения

Снятие продуктовых остатков
Снимать следует слева на право – сверху вниз

Внимание:
-Товар не пропускать, снимать по порядку.
-Записывать кол-во в соответствии с ед. изм. (если продукт считается в шт записывать в шт)
Заполнить бланк на планшете или на бумажном носителе: вес/шт *кол-во позиций
Внимание: за вес всегда берем массу нетто. Объём – не смотрим.
При снятии остатков продуктов, которые находятся в таре поставщика вычтите вес тары (он указан в соответствующей таблице)
Если с планшетом – данные сразу заносятся в СУ
После того, как на складе или в цехе сняли продуктовые остатки – повесить табличку «ИДЕТ РЕВИЗИЯ»
Поварам нельзя брать товар без предупреждения, если висит данная табличка
Табличку размещать необходимо для того, чтобы не посчитать товар повторно

3 ЭТАП

Занесение в СУ


Перед внесением убедитесь, что записали данные верно в бланк ( к примеру, где указана ед. измерения ШТ – продукт записан в ШТ или если в кг , то записан в кг

Оформление полной ревизии
  Для того, чтобы создать инвентаризацию в Системе учета выбираем раздел Товарооборот - Инвентаризация - Создание инвентаризации
   Создается инвентаризация, выбирается подразделение, тип инвентаризации ПОЛНАЯ или ПОЛНАЯ ПРОДУКТЫ.
    Дата ревизии должна быть — первое число месяца или каждый понедельник, если иное не предусмотрено на вашем филиале.
     Выбрав подразделение, открываются места хранения. Указав нужное место хранения, откроется список прикрепленных к нему продуктов. 
   В каждое место хранения вносятся попозиционно просчитанные продукты и их количество. Количество указывается с помощью калькулятора. Значения переносите из бумажных бланков или заносите сразу в планшет в процессе инвентаризации. 
   Если по какой-то причине своевременно не получилось изменить схему хранения: добавить или удалить товар/продукт, это можно сделать в процессе. Нажимаем режим "Управление", затем кнопку "Добавить продукт в схему" и находим нужный продукт через появившуюся строку поиска.
   После того, как вы указали количество для всех позиций для всех мест хранения, необходимо сохранить Инвентаризацию.  
   Если вы забыли внести значение для какого-либо продукта, то место хранения будет выделено желтым цветом. Вам необходимо еще раз просмотреть все позиции данного места хранения и исправить ошибки. Если данного товара нет на остатках на филиале, но в Системе учета он указан и не выведен из обращения, то ставим 0.
  Зеленый цвет Места хранения обозначает, что у всех позиций проставлены значения.
  Серый цвет - значения не вносились.
     Если вы не исправите ошибки, то Система учета просто не даст вам сохранить Инвентаризацию и выдаст оповещение.

     После сохранения Инвентаризация появляется в Отчете по инвентаризациям. Её должен проверить Директор или Владелец на правильность внесения. Для этого ему необходимо зайти в СУ под своей учетной записью, найти созданную Инвентаризацию и выбирать из списка операций – Посмотреть бланк внесения.

     После проверки Директор или Владелец подписывает инвентаризацию. Выбираем из списка операций – Подписать.

     При сохранении система предложит проверить вам позиции, остатки которых сильно отличаются от расчетных.

Оформление частичной инвентаризация
   В СУ можно создать инвентаризацию (ревизию) на конкретный товар с нужной периодичностью.
  • Для этого нужно обратиться с запросом к ревизору финансового отдела, указав ему периодичность и список продуктов для просчета.
  • Он внесёт данные в СУ и создаст документ с указанным типом инвентаризации. Например: Ежедневная, Частичная, Полная необязательная
  • В Инвентаризации выбрать тип “(Франшиза) Полная необязательная”. Здесь сразу же будут отражаться только те места хранения, где есть нужные позиции для пересчета.
  • Далее можно будет выбрать любую вкладку, например, “Горячий цех” и заполнить нужные поля.
  • Как только все нужные вам поля заполнены, эту инвентаризацию необходимо сохранить и подписать Директором.

Пример, того как заносится ревизия в Систему учета посмотри в обучающем видео.

4 ЭТАП

Анализ результатов

     После подписания инвентаризации она пересчитается в ближайшую ночь. Если не хотите ждать, воспользуйтесь ручным пересчетом.

     Заходите в Отчет по инвентаризациям

При нажатии на столбец, он отфильтрует от большего к меньшему, от А до Я, и наоборот.

     В первую очередь, нас интересуют позиции, отклонения по которым большие, как в количественном, так и в суммовом значении. Нажимаем на Расчетный остаток

     И попадаем в Движение товара. При нажатии на Реализацию, Приходную накладную, Списание, система перекинет в вас в соответствующий документ (Акт списания, Приходную накладную, Отчет по продажам блюд).

     Начинаем проверять снова правильность занесения в Приходную накладную, Акт списания, сверяем с бумажными бланками .

     Если, как в нашем примере, речь идет о порционных продуктах в зале, смотрим, сколько раз и в каком количестве проводилась реализация. Если заведете для таких целей Акт забора, будет еще один бумажный носитель, с которым можно сверить данные.

     Если по нескольким позициям одного поставщика большие излишки — то, скорее всего, утеряна накладная.

     Наоборот, большие недостачи — накладную завели 2 раза.

Если из месяца в месяц, недели в неделю, плюсит или минусит какая-то позиция, можно:

  • Воспользоваться функционалом Частичной ежедневной инвентаризации (создается по запросу, по необходимому вам списку)
  • Проводить контрольное взвешивание блюд с этим ингредиентом
  • Провести отработку блюд с этим ингредиентам, возможно, поменялся поставщик или повар на заготовке, и теперь отходность отличается от той, которая заложена в ТТК
ТОП 10 ОШИБОК
при проведении инвентаризации
1
Накладная не внесена
С накладной не успели поработать, её потеряли. Заносить накладную необходимо даже через месяц после получения продукции. На остатки позиции встанут днем заведения накладной.
2
Накладная внесена/подписана не вовремя
Перед ревизией, в последний день недели необходимо проверить все накладные от поставщика. Для проверки можно воспользоваться "Отчетом по приходным накладным". Нас интересуют ПН со статусом "внесен".
3
В накладной выбрана неверная номенклатура/количество
Довольно частая ошибка. Происходит от незнания номенклатуры и невнимательности.
4
Ошибка в акте списания
Основная причина - незнания номенклатуры или случайная ошибка. Необходимо просматривать акты списания ежедневно.
5
Ошибка в акте переработки
Здесь возможны ошибки либо при внесении в числах либо Акт не подписан до проведения ревизии.
6
Не добавили новый продукт в места хранения
После ввода новую позицию заказывают, заносят в СУ приходные накладные, используют и списывают, но не вносят в Места хранения и не посчитали в Ревизию.
7
Переход с одного полуфабриката на другой
Ошибка возникает при изменениях в Номенклатуре и касается понимания логики движения товара и своевременного занесения/удаления в Места хранения.
8
Не списывают расходные материалы и дез. и хим. средства
Ошибка в работе менеджеров. Необходимо контролировать приход, списание и просчет материалов в Ревизию.
9
Ошиблись при внесении в СУ/Переносе с черновика
Исправление такой ошибки возможно, но несёт за собой работу целой цепочки людей. Необходимо писать разборчиво в черновиках описи и перепроверять себя после занесения позиции через калькулятор.
10
Неправильно посчитали/пропустили
Во время ревизии забыли, не посчитали какой-либо товар на складе. Для того, чтоб не допустить данную ошибку необходимо следовать установленным правилам подсчета товаров.